Security · 18.9.2026
Veraltete Freigaben in Microsoft 365 gefährden die Datensicherheit. Regelmäßige Überprüfungen durch Dateibesitzer schaffen Abhilfe und schützen sensible Unternehmensdaten.
Die unkomplizierte Freigabe von Dokumenten und Ordnern in Microsoft 365 erleichtert die tägliche Zusammenarbeit in modernen Unternehmen erheblich. Häufig verbleiben diese Berechtigungen jedoch dauerhaft aktiv, selbst wenn der ursprüngliche Zweck der Freigabe längst entfallen ist. Dadurch entstehen unbemerkt gravierende Sicherheitslücken, da sensible Unternehmensdaten für einen unbestimmten Personenkreis zugänglich bleiben.
Für Unternehmen im DACH-Raum stellt dieser Wildwuchs an Berechtigungen ein erhebliches Compliance- und Sicherheitsrisiko dar. Gemäß der DSGVO müssen Datenzugriffe restriktiv und nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe (Least Privilege) geregelt sein. Unkontrollierte Freigaben an externe Partner oder ehemalige Projektmitarbeiter erschweren den Nachweis der Compliance bei Audits.
Zudem erhöhen sie die Angriffsfläche für Datenabfluss (Data Leakage) und Ransomware-Angriffe, da kompromittierte Konten so Zugriff auf wesentlich mehr Daten erhalten, als für ihre eigentliche Arbeit notwendig wäre. Die manuelle Überwachung durch die IT-Abteilung ist bei einer großen Anzahl von Nutzern und SharePoint-Sites im Alltag kaum noch zu bewältigen.
Administratoren sollten eine zentrale Identity- und Access-Governance-Strategie etablieren. Anstatt die IT-Abteilung mit der ständigen Prüfung zu belasten, empfiehlt sich die Einführung von sogenannten Access Reviews (Zugriffsüberprüfungen), die direkt von den Datenbesitzern (Data Owners) durchgeführt werden.
Da die Abteilungsverantwortlichen am besten wissen, wer aktuell Zugriff auf bestimmte Dateien benötigt, sollten sie in regelmäßigen Abständen den Zugriff bestätigen oder entziehen müssen. Folgende Schritte sind dabei ratsam:
Die Absicherung von Freigaben in Microsoft 365 darf nicht vernachlässigt werden. Durch den Wechsel von einer rein reaktiven IT-Verwaltung hin zu einem benutzergesteuerten, regelmäßigen Überprüfungsprozess können Unternehmen Sicherheitsrisiken minimieren und gesetzliche Vorgaben effizient erfüllen.
Quelle: BleepingComputer